คุณทราบหรือไม่ว่า ระบบสำนักงานอัตโนมัติ   (Office Automation System : OAS) คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร

       เราจะมาไขข้อสงสัยพร้อม ๆ กัน.......

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ   (Office Automation System : OAS)


ความเป็นมาของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
            ในช่วงระยะเวลาเพียง 20 ปีที่ผ่านมา พบว่าโลกพัฒนาเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสารเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์มากขึ้น  พัฒนาการของการสื่อสารกำลังทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไปมีการใช้ข้อมูลข่าวสารมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารทำได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้เองธุรกิจที่แข่งขันจำเป็นต้องใช้ข้อมูลข่าวสารเป็นจำนวนมาก เพื่อการตัดสินใจ และเพื่อให้บริการที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว  ยุคของสารสนเทศได้ก้าวหน้าและเป็นจริงเป็นจังมากขึ้น เราเริ่มรู้จักคำว่าเอทีเอ็มการใช้เครดิตการ์ด การสื่อสารผ่านบูเลตินบอร์ด อิเล็กทรอนิกส์เมล์ และอื่นๆนอกจากนี้ยังได้ยินได้ฟังคำว่าโอเอ (OA) หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ  องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ



ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automatic System หรือ OAS) หมายถึง  ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุดโดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติ และระบบสื่อสารเชื่อมโยง ข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน ด้วยกัน  OAS  มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษ ส่งข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน   ระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องทำอยู่เป็นประจำ หรืองานทั่วไป ที่สามารถพบได้ในองค์กรทุกประเภท เช่น การส่งจดหมาย การพิมพฺ์เอกสารายงาน หรือ การจัดตารางเวลา ซึ่งงานลักษณะนี้ ทำโดยระบบคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ ผู้ใช้สารสนเทศประเภทนี้สามารถนำโปรแกรมประยุกต์เข้ามาช่วยงานแบบประจำได้
            ระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถสร้างได้ด้วยโปรแกรมประยุกต์ (Application Software)  ที่มีขายตามร้านขายซอฟต์แวร์ระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้มักถูกใช้งานโดยบุคคลทุกระดับในองค์กร ซึ่งมีรูปแบบการใช้งาน 2 ลักษณะ  คือ
              1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์  เช่น  การสื่อสารด้วยข้อความ รูปภาพ E-mail  Fax หรือ เสียง  เป็นต้น
               2. รูปแบบของการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing)  การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video Conferencing)   เป็นต้น


วัตถุประสงค์ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ      
     - เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่างๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวก
     - เป็นระบบต่อเนื่อง  มีรูปแบบที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล
     - ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง
     - ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
     - เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล  และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ
     - ปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual office)
     - เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับผู้แข่งขัน




องค์ประกอบสำนักงานอัตโนมัติมี 5 องค์ประกอบดังนี้
1)บุคลากร
  บุคลากรในสำนักงานอัตโนมัติจะต้อง ได้รับการฝึกอบรมให้คุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศทำงานต่าง ๆ เช่น ผู้จัดการจะต้องเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์บนโต๊ะทำงานของตนเองเพื่อตรวจว่ามีผู้ใดส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์มาให้อ่านบ้าง เป็นต้น
2)  กระบวนการปฏิบัติงาน
  2.1  การรับเอกสารและข้อมูล  การปฏิบัติงานในสำนักงานทั่ว ๆ ไป   เอกสารที่ได้รับมาอาจจะเป็นกระดาษอยู่  แต่จะมีเอกสารส่วนหนึ่งที่เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น  ส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์มาจากลูกค้า เป็นต้น
  2.2  การบันทึกเอกสารและข้อมูล  การปฏิบัติงานจะเป็นการบันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น  เมื่อบันทึกแล้วปัญหาที่จะต้องควรระวัง คือ  การป้องกันการลักลอบเปลี่ยนแปลงข้อมูล
  2.3  การสื่อสารเอกสารและข้อมูล  ป็นการปฏิบัติงานทั้งการส่งเอกสารที่เป็นกระดาษและสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังหน่วยงานต่าง  ๆ  และยังมีการสื่อสารผ่านโทรศัพท์  บันทึกเสียงพูดหรือคำสั่งโดยระบบไปรษณีย์เสียง
  2.4  การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสาร  เป็นการปฏิบัติงานด้านการจัดทำสารสนเทศ และรายงานความต้องการของผู้บริหาร
  2.5  การกระจายข่าวสาร  เป็นการส่งข่าวสารไปยังผู้รับกลุ่มต่าง  ๆ  ผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
  2.6  การขยายรูปแบบเอกสาร  เช่น  การถ่ายสำเนา  การจัดพิมพ์ ฯลฯ  เป็นการจัดทำเอกสารนั้นเอาไว้ในแฟ้มเอกสารของระบบสารสนเทศอัตโนมัติ
  2.7  การค้นคว้าและการจัดเก็บเอกสาร  เป็นการค้นหาเอกสารและข้อมูลจากเอกสารที่จัดเก็บไว้ในแฟ้มเอกสาร
  2.8  การกำจัดและทำลายเอกสาร  ระบบสำนักงานอัตโนมัติจะมีวิธีการกำจัดเอกสารที่ไม่ต้องการแล้ว
  2.9  การดูแลความมั่นคงปลอดภัย  สำนักงานอัตโนมัติจะมีเจ้าหน้าที่  ที่ได้รับการฝึกอบรมให้สามารถดำเนินงานต้านผู้ประสงค์ร้าย
3)  เอกสารข้อมูลสารสนเทศ
สำนักงานอัตโนมัติยังคงทำงานกับเอกสารข้อมูล  และสารสนเทศในระบบต่าง  ๆ  ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพิวเตอร์จะอ่านเข้าใจได้ทันที
4)  เทคโนโลยี
 สำนักงานอัตโนมัติจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐานค่อนข้างมาก
5)  การบริหารจัดการ
ผู้บริหารจะต้องมีทัศนคติที่ถูกต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่นำมาใช้   ต้องเข้าใจว่าเทคโนโลยีนั้นเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้การปฏิบัติการในสำนักงานบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
                                                                                                                         ( ครรชิต  มาลัยวงศ์, 2536 )





ลักษณะการทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ปัจจุบันมี Software ใหม่ๆ ที่จะคอยช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ เช่น  ระบบปฏิบัติการ Windows  Linux  NT  เป็นต้น  ซึ่งจะมี Software ที่สามารถทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการของแต่ละชนิดได้เช่น ระบบปฏิบัติการ Windows  จะมีชุด Microsoft Office  ที่จะคอยอำนวยความสะดวกในการทำงานด้านต่างๆ ของสำนักงานระบบวีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ สำหรับธุรกิจวีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์เป็นการนำระบบสื่อสารผ่านดาวเทียมมาใช้ในการสื่อสารภาพ เสียงและข้อมูลเพื่อประโยชน์ในการประชุมทางธุรกิจหรือสัมมนาระยะไกลระหว่างกลุ่มบุคคลที่อยู่ต่างสถานที่ และช่วยสนับสนุนการนำเสนอสินค้าได้
วีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์แบ่งออกได้เป็น 2 รูปแบบ  คือ
1. วีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์แบบนิ่ง (Still Video) เป็นการสื่อสารที่แสดงออกมาเป็นภาพนิ่งซึ่งอาจจะมีความต่อเนื่องหลายภาพได้แต่ทุกภาพ ที่ปรากฏบนจอแสดงภาพจะเป็นภาพนิ่งทุกภาพรูปแบบ
2. วีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์แบบเคลื่อนไหว ( Motion Video ) การสื่อสารลักษณะนี้เป็นที่นิยมมากเพราะนอกจากจะส่งภาพของการประชุมที่เป็น ธรรมชาติแล้ว  ยังสามารถส่งภาพนิ่งหรือเอกสารต่างๆ ได้ด้วย
ข้อดีของวีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์  คือ
             2.1 สามารถลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก
             2.2 สามารถประหยัดเวลาในการเดินทาง ทำให้เกิดความสะดวก และรวดเร็ว
             2.3 สามารถใช้ข้อได้เปรียบของวีดีโดคอนเฟอร์เรนซ์เหนือคู่แข่งขันด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์
         หลักการของคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์รับ-ส่งข้อมูลที่ประกอบเป็นเครือข่าย ที่มีการเชื่อมโยง ต้องเชื่อมต่อถึงกัน รูปแบบหลายอย่างตามความเหมาะสมซึ่งขึ้นกับเทคโนโลยี โครงข่ายการเชื่อมโยงนี้เรียกว่าโทโปโลยี
             ปัญหาของการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์เทอร์มินัล ได้แก่ สายเชื่อมโยงระหว่างสถานีที่เพิ่มขึ้นเป็นจำนวนมาก และระบบการสวิตซ์เพื่อใช้เชื่อมโยงข้อมูลในการสื่อสารระหว่างสถานี หากใช้สถานีมากขึ้นการเชื่อมโยงต้องใช้สายมากขึ้นอีกมาก และขณะที่สถานีหนึ่งทำงานก็จะใช้เส้นทางตรงไปยังอีกสถานี ทำให้การใช้สายสัญญาณไม่เต็มประสิทธิภาพ

จึงมีความพยายามที่จะหารูปแบบการลดจำนวนสายสัญญาณเพิ่มประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่าย ซึ่งก็มีโทโปโลยีในการใช้สื่อสาร
โทโปโลยี  หมายถึง  รูปแบบหรือโครงสร้างในการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย  ในเครือข่ายแลนนิยมจัดทำเครือข่ายโดยใช้โครงสร้าง  3  รูปแบบ  คือ

1.รูปแบบดาว  เป็นการนำสถานีต่างๆ หลายสถานีต่อรวมกันเป็นหน่วยสวิตชิงกลาง การติดต่อสื่อสารระหว่างสถานีจะกระทำได้ด้วยการติดต่อผ่านทางวงจรสวิตชิง ซึ่งเป็นจุดศูนย์กลาง

 2. รูปแบบวงแหวน  ประกอบด้วยสัญญาณข้อมูลจากสถานีต่าง ๆ ที่เรียกว่า รีพีตเตอร์ (repeter) ทำหน้าที่รับข้อมูลจากสถานีแล้วต่อไปยังรีพีตเตอร์ตัวถัดไปเรื่อยๆ        

3.รูปแบบบัส  ทุก ๆ สถานีจะเชื่อมต่อเข้าหาบัสโดยผ่านทางอุปกรณ์อินเตอร์เฟสที่เป็นฮาร์ดแวร์ การจัดส่ง
ข้อมูลลงบนบัสจึงสามารถทำให้ข้อมูลไปถึงอุปกรณ์ทุกสถานีได้ วิธีนี้จึงต้องมีการกำหนดวิธีการที่จะไม่ให้ทุกสถานีส่งข้อมูลพร้อมกัน เพราะจะทำให้ข้อมูลชนกัน วิธีการจัดแบ่งอาจแบ่งช่วงเวลา หรือให้แต่ละสถานีใช้ความถี่สัญญาณแตกต่างกัน





เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ
1.เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์ที่มีใช้อยู่ในปัจจุบันมีหลายแบบ  คอมพิวเตอร์ที่รู้จักกันทั่วไป  ได้แก่
1.1 ซุปเปอร์คอมพิวเตอร์  คอมพิวเตอร์แบบซุปเปอร์คอมพิวเตอร์  เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีสมรรถนะสูง  ราคาแพงมาก  นิยมใช้กับงานวิจัยวิทยาศาสตร์  หรืองานธุรกิจที่ต้องการความรวดเร็วในการการประมวลผลที่สูงมาก  คอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสมที่จะใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ  ปกติมักติดตั้งให้เป็นเครื่องหลักและมีการเชื่อมต่อเครื่องปลายทางไปยังผู้ใช้เพื่อใช้งานในระบบออนไลน์
1.2 เมนเฟรม  คอมพิวเตอร์แบบเมนเฟรม ได้แก่  คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ราคาแพง  ปัจจุบันมีใช้ตามหน่วยงานหรือบริษัทขนาดใหญ่  เช่น  ธนาคาร  สายการบิน  หรืออุตสาหกรรมขนาดใหญ่  มีความสามารถทางด้านการบันทึกและค้นฐานข้อมูลขนาดใหญ่  การติดตั้งงานมีลักษณะเดียวกับซุปเปอร์คอมพิวเตอร์ คือ มีเครื่องปลายทางจำนวนมาก  เมนเฟรมปัจจุบันนี้มีผู้ใช้น้อยลง และไม่เป็นที่นิยมใช้กับงานด้านสำนักงานด้านอัตโนมัติ
1.3 มินิคอมพิวเตอร์  เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีสมรรถนะกลาง  มักใช้กับบริษัทขนาดย่อม  การติดตั้งใช้งานมีลักษณะเหมือนเมนเฟรม  แต่เชื่อมต่อเครื่องปลายทางได้น้อยกว่า  และทำงานได้ช้ากว่า  หน่วยงานบางแห่งอาจจะใช้เครื่องที่ความสามารถลักษณะนี้มาทำเป็นเครื่องบริการในระบบคอมพิวเตอร์เครือข่าย  และอาจใช้เป็นเครื่องบริการในสำนักงานอัตโนมัติได้  เช่น  บริการส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์  บริการค้นและแสดงเว็บให้แก่ผู้ใช้บริการการเก็บบันทึกและค้นหาข้อมูล
1.4 ไมโครคอมพิวเตอร์  เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก  ซึ่งนิยมใช้ส่วนตัวเพียงคราวละคน  หรือใช้ประจำเฉพาะคนใดคนหนึ่ง  คอมพิวเตอร์ประเภทนี้มีหลายรูปแบบที่สำคัญ  ได้แก่  ตั้งพื้น  ตั้งโต๊ะ  และโน้ตบุ๊ก  ปัจจุบันนิยมคอมพิวเตอร์แบบตั้งพื้นและตั้งโต๊ะมาใช้เป็นเครื่องปลายทางของซุปเปอร์คอมพิวเตอร์  เมนเฟรม  หรือมินิคอมพิวเตอร์  และนิยมใช้เป็นลูกข่ายในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ด้วย
2.เทคโนโลยีโทรคมนาคม ได้แก่  โทรศัพท์  โทรสาร  ระบบประชุมทางไกล  ระบบสื่อสารข้อมูล
3.เทคโนโลยีสำนักงาน  หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ  ที่นำมาใช้ในสำนักงาน  แต่จะเน้นเฉพาะอุปกรณ์ที่ช่วยให้ผู้ปฏิบัติการทำงานในแบบอัตโนมัติได้ ได้แก่  พิมพ์ดีด  เครื่องถ่ายเอกสาร  เครื่องบันทึกเอกสาร
4.เทคโนโลยีกราฟิก เป็นการนำเอกสารมาแสกนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาบันทึกลงสื่อบันทึก หรือแสดงผลหน้าจอ
5.ระบบอินเตอร์เน็ต  เป็นการสื่อสารหลายวิธี และมีการกำหนดการทำงานกับเอกสาร





เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติ
1. อินเตอร์เน็ต คือ เครือข่ายสาธารณะที่ไม่มีคนใดหรือองค์กรใดเป็นเจ้าของ และควบคุมทั้งหมดเป็นเครือข่ายเชื่อมโยงเครือข่ายย่อยๆทั่วโลก
1.1 การเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต มี 2 วิธี คือ
1)การเชื่อมต่อโดยตรง การเชื่อมต่อในวิธีนี้ผู้ใช้จะต้องมีเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตแบบถาวรเพื่อให้ใช้ได้ตลอดเวลา
2)การเชื่อมต่อผ่านการหมุนโทรศัพท์ เป็นการเชื่อมต่อผ่านสายโทรศัพท์โดยคอมพิวเตอร์ของศูนย์บริการอินเตอร์เน็ตจะเชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตไว้แล้ว
2. อินทราเน็ต คือ เครือข่ายที่ใช้หลักการและมาตรฐานการทำงานของอินเตอร์เน็ต และเวิลด์ไวด์เว็ปมาใช้เป็นเครือข่ายภายในองค์การโดยใช้งานจำกัดเฉพาะบุคลากรภายในองค์กรเท่านั้นซึ่งมีองค์ประกอบคือเครือข่ายแลน คอมพิวเตอร์แม่ข่าย ไฟร์วอล
3. เอกซ์ทราเน็ต คือ การนำเครือข่ายอินทราเน็ตซึ่งเป็นเครือข่ายเฉพาะภายในองค์กรมาเชื่อมต่อเข้ากับเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเพื่อให้บุคคลภายนอกขององค์การได้รับอนุญาติ

                                                                                                                    ( วาสนา  สุขกระสานติ , 2541)




การประยุกต์ใช้งานของระบบสำนักงานอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในงานสำนักงาน
1. เครื่องจักรอุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์  เป็นเครื่องจักรอุปกรณ์เกี่ยวข้องกับโครงสร้างขององค์การในทุกระดับ
1.1 ระดับบุคคล  ฮาร์ดแวร์ใช้งานในระดับบุคคล ได้แก่ ระบบโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ส่วนตัว
1.2 ระดับกลุ่ม  เมื่อมีการทำงานเป็นกลุ่ม  การดำเนินการร่วมกันจึงต้องอาศัยเครื่องจักรอุปกรณ์ช่วย มีการติดต่อสื่อสารกันภายในกลุ่ม การใช้ทรัพยากรร่วมกัน การใช้ข้อมูลร่วมกัน
1.3 ระดับองค์การ  มีการสร้างเครือข่ายร่วมกันโดยเชื่อมโยงระดับกลุ่ม แต่ละกลุ่มเข้าด้วยกัน มีการวางเครือข่ายในรูปแบบเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ที่เรียกว่า ข่ายงานบริเวณวิทยาเขต หรือเอนเตอร์ไพรส์เน็ตเวอร์ก เพื่อรองรับการทำงานของทั้งองค์การ
2. ซอฟต์แวร์  ที่ใช้เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์การทุกระดับ
2.1 ระดับบุคคล ซอฟต์แวร์ระดับบุคคลส่วนใหญ่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตารางทำการ โปรแกรมนำเสนอผลงาน โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล  เป็นต้น
2.2 ระดับกลุ่ม ผู้ผลิตซอฟต์แวร์หลายบริษัทเน้นซอฟต์แวร์ให้ใช้งานเป็นกลุ่ม เพื่อสร้างกลุ่มงานตามโครงสร้างการเชื่อมฮาร์ดแวร์แบบแลน  ทำให้ผู้ที่อยู่ในกลุ่มงานสามารถทำงานร่วมกัน ติดต่อสื่อสารถึงกัน ส่งผ่านข้อมูลและดูแลจัดการข้อมูลข่าวสารภายในกลุ่ม
2.3 ระดับองค์การ โดยทั่วไปการใช้งานระดับองค์การจะมีรูปแบบที่ทำงานร่วมกัน แต่ต่างมุมมองในเรื่องข้อมูล เช่น การจัดการฐานข้อมูล ผู้บริหารสามารถดูรายงานสรุปในระดับบริหารด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์การ ฝ่ายปฏิบัติการดูแลข้อมูลเฉพาะที่ตนเองเกี่ยวข้องจากระบบประมวลผลรายการ
3. ข้อมูลข่าวสาร
        ข้อมูลข่าวสารสามารถแบ่งระดับการใช้งานให้ตรงกับวัตถุประสงค์การทำงานแต่ละส่วนขององค์การ เช่น ในระดับบุคคลมีการใช้ข้อมูลข่าวสารในการประมวลผล ส่วนในระดับกลุ่มมีการสร้างฐานข้อมูลเฉพาะงาน ในระดับองค์การมีการวางโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้งานร่วมกันทั้งองค์การ มีการสร้างฐานข้อมูลกลาง
4. บุคลากร
        ภายในองค์การต้องมีการเตรียมการบุคลากรให้รองรับการใช้งาน โดยเน้นการวางแผนการฝึกอบรมให้พนักงานได้เรียนรู้การใช้เทคโนโลยี และซอฟต์แวร์ต่างๆ ในระดับกลุ่ม  พนักงานทุกคนต้องเรียนรู้และเข้าใจการทำงานร่วมกันในกลุ่ม  เข้าใจการประสานงานและการใช้งานร่วมกัน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานในกลุ่มของตนเอง



ลักษณะของการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
    การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การ
มูลค่าเพิ่ม (value added)  เป็นตัวสำคัญที่จะสร้างคุณค่าเพิ่มเติมจากสิ่งที่มีอยู่แล้วให้มีมูลค่าเพิ่มขึ้นโดยการลงทุนที่ใส่เข้าไปอาจจะไม่มากมายในแง่ของตัวเงิน แต่ต้องใช้เทคนิควิธีการพิเศษ ใช้ความรู้ความสามารถที่สั่งสมไว้ การเพิ่มมูลค่าเพิ่มจึงเป็นหัวใจที่จะทำให้ธุรกิจและองค์การได้ประโยชน์เพิ่มขึ้น โดยการลงทุนหรือการใช้แรงงานน้อยลง


การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์การจึงจัดดำเนินการให้เพิ่มคุณค่าได้สามระดับ คือระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์การ
1 ระดับบุคคล ในระดับบุคคลมีการวางโครงสร้างเพื่อรองรับการใช้งานระดับบุคคลให้ดีขึ้น มีการ   ฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถในการใช้งานคอมพิวเตอร์ส่วนตัว โดยเฉพาะงานต่างๆ  ดังนี้
1.1 งานด้านเอกสาร
1.2 งานคำนวณด้วยตารางทำการ
1.3 การสร้างรายงานและการนำเสนอผลงานด้วยโปรแกรมนำเสนอ
1.4 การจัดการข้อมูล
1.5 โปรแกรมระบบสื่อสาร
2 ระดับกลุ่มและระดับองค์การ การทำงานในระดับกลุ่มส่วนใหญ่เป็นงานที่ตอบสนองงานในหน้าที่หลัก เช่น งานทางด้านบัญชี การเงิน การผลิต การขาย มีการวางเป็นเครือข่ายเพื่อทำงานร่วมกัน ลักษณะงานดังกล่าวทำให้ผู้ร่วมงานได้ประโยชน์ร่วมกันดังนี้
2.1 งานติดต่อสื่อสาร
2.2 การใช้ทรัพยากรร่วมกัน
2.3 การใช้ข้อมูลร่วมกัน



การนำเครือข่ายคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ในระบบสำนักงาน
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล์ (electronic mail,e-mail)  เป็นระบบสื่อสารข้อความที่มีลักษณะเหมือนการส่งจดหมายทั่วไป  แต่ข้อความหรือจดหมายนั้นเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ และส่งผ่านทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีการรับส่งอย่างอัตโนมัติ
1. ลักษณะการใช้งานอีเมล์ในองค์การเพื่องานสำนักงานอัตโนมัติ   มี 2 วิธี คือ แบบออนไลน์และออฟไลน์  ดังนี้
1.1 วิธีการแบบออนไลน์  ผู้ใช้ใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่ต่ออยู่กับเครือข่าย โดยมีโปรแกรมเชื่อมโยงไปยังเครื่องบริการที่มีตู้จดหมายของตนเองเก็บไว้ ทำการเรียกหยิบจดหมายออกมาดู มาเขียนโต้ตอบ หรือดำเนินการใดๆ กับจดหมายของตนได้
1.2 วิธีการแบบออฟไลน์  ผู้ใช้จะทำการใช้งานบนพีซีของตนเอง โดยมีโปรแกรมเมล์สำหรับเครื่องรับบริการทำงานอยู่ เมื่อต้องการอ่านเมล์จะมีการเชื่อมต่อไปยังเครื่องบริการ เพื่อคัดลอกจดหมายจากเครื่องบริการมาไว้ที่เครื่องรับบริการ  ผู้ใช้จะทำการโต้ตอบจดหมายเฉพาะทางฝั่งเครื่องบริการเท่านั้น การเชื่อมต่อจะเชื่อมต่อชั่วขณะเพื่อดำเนินงานคัดลอกหรือส่งจดหมายจากนั้นจะเลิกติดต่อ
2. การใช้ประโยชน์ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อการเพิ่มมูลค่าให้องค์การ
ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์มีส่วนช่วยเพิ่มให้กับการดำเนินในองค์การมากมาย  ดังนี้
2.1 ความรวดเร็วในการติดต่อสื่อสาร
2.2 การบริการทางอีเมล์  เป็นช่องทางที่ทำให้บริการขององค์การกว้างขวางขึ้น
2.3 การลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ
2.4 การบริหารงานในองค์การใช้หลักการไม่ประสานเวลาได้ดีขึ้น
2.5 ความสัมพันธ์ของบุคลากรในองค์การดีขึ้น
การประกาศแจ้งข้อความด้วยกระดานข่าว
 กระดานข่าวเป็นกระดานที่เปิดให้ผู้อื่นสามารถเข้ามาอ่านข่าวสารได้ รูปแบบของกระดานข่าวที่ใช้ในองค์การมีหลายรูปแบบ มีโปรแกรมในลักษณะกระดานข่าวหลากหลายแบบ  แต่ทุกแบบมีลักษณะในการแจ้งข่าวและรับข่าวสารจากผู้ที่จะนำมาประกาศแจ้งข้อความ
1. กระดานข่าวยูสเน็ตนิวส์
 กระดานข่าวยูสเน็ตนิวส์ เป็นกระดานข่าวที่มีผู้พัฒนามานานแล้ว พัฒนาขึ้นมาใช้กับอินเทอร์เนต แต่ต่อมามีผู้นำมาใช้เป็นกระดานข่าวในองค์การของตนในรูปแบบที่ใช้เฉพาะกับอินทราเน็ต คือใช้เฉพาะในองค์การของตนเท่านั้น การใช้กระดานข่าวนี้มีประโยชน์ต่อองค์การมาก เพราะบางองค์การพนักงานอยู่กันคนละที่หรือต้องปฏิบัติภารกิจนอกที่ทำงานทุกวัน สามารถติดต่อเข้ามาทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อดูข่าวสารต่างๆ ได้ตลอดเวลา
2. กระดานเว็บหรือเว็บบอร์ด
จุดอ่อนของยูสเน็ตนิวส์คือ มีความยุ่งยากในการเขียนข่าวในลักษณะที่เป็นภาพ หรือมีลักษณะมัลติมีเดีย จึงมีผู้พัฒนาระบบกระดานที่ผู้ติดข่าวสามารถให้ข่าวสารในลักษณะข้อความ พร้อมรูปภาพ หรือองค์ประกอบอื่นร่วมก็ได้ โดยการแจ้งความข่าวสารนี้กระทำบนโปรแกรมค้นผ่านหรือเบราเซอร์ (browser)  เพื่อส่งข่าวสารไปเก็บไว้ยังเว็บของเครื่องบริการ ข่าวสารที่เขียนลงไปบนเว็บบอร์ดนี้ เป็นข่าวสารที่ใช้ร่วมกันบนเครือข่ายเวิรลด์ ไวล์ เว็บจึงทำให้ผู้เรียกใช้ง่ายและสะดวกในการเรียกดูข่าวสาร
การประชาสัมพันธ์
ปัจจุบันหน่วยงานและบริษัทจำนวนมากได้จัดทำโฮมเพจและเว็บเพจเผยแพร่ประชาสัมพันธ์และให้ข่าวสารของตนแก่ประชาชนทั่วไปที่เข้าถึงระบบอินเตอร์เน็ตได้นี้ โฮมเพจและเว็บเพจเหล่านี้ได้เป็นสื่อกลางสำคัญในด้านอื่นๆ ด้วย เช่น การทำงานของพนักงานและผู้บริหาร การศึกษาและการพานิชย์อิเล็กทรอนิกส์
การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล
1. การประยุกต์สื่อสารทางเสียง
ระบบสื่อสารทางเสียงที่รู้จักกันดีคือ ระบบโทรศัพท์ การติดต่อสื่อสารภายในองค์การ จะมีระบบสื่อสารภายในที่เป็นตู้สาขาอัตโนมัติหรือพีเอบีเอกซ์ (Private Automatic Branchch Exchange, PABX)  เป็นชุมสายโทรศัพท์ภายในองค์การ ปัจจุบันเทคโนโลยีทางด้านตู้สาขาอัตโนมัติพัฒนาไปมาก ใช้เทคนิคทางด้านดิจิทัลทำให้สามารถเชื่อมโยงกับชุมสายโทรศัพท์สาธารณะได้อย่างดี
2. การเชื่อมโยงระบบโทรศัพท์กับเครือข่ายคอมพิวเตอร์
การพัฒนาการทางเทคโนโลยีสามารถนำสัญญาณเสียงที่ใช้ในระบบโทรศัพท์ให้เป็นกลุ่มข้อมูล (package) ขนาดเล็กและใช้งานร่วมกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ การใช้สัญญาณเสียงเป็นกลุ่มข้อมูลเล็กๆ นี้ จะทำให้ระบบการสื่อสารด้านโทรศัพท์ใช้งานบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ทำให้การผนวกกันระหว่างข้อมูลกับเสียงเป็นไปได้มาก
3. การประชุมและระบบการประชุมทางวีดิทัศน์
การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลในลักษณะการประชุมทางวีดิทัศน์และการประชุมบนเครือข่ายทำให้เกิดสภาพการเปลี่ยนแปลงการทำงานในองค์การได้มาก  เพราะสามารถลดระยะเวลาในการทำงาน และลดระยะทางขององค์การลงได้มาก สภาพการดำเนินงานในองค์การจึงต้องปรับเปลี่ยนการบริหารและการจัดการ โดยเน้นโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารที่จะเข้ามามีส่วนช่วยในการดำเนินการ  เพื่อการแข่งขันที่นับวันจะต้องแข่งขันกันมากขึ้นและรุนแรงขึ้น

                                                      ( ประสิทธิ์  ทีฆพุฒิ , 2539 )

การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ขั้นตอนในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
 1. จัดสร้างแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุกๆ ระดับ
 2. จัดเตรียมแผนแม่บทให้สมบูรณ์ขึ้น   3.จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องข้อมูลและ/กิจกรรม
 4. ตัดแบ่งผังงานออกเป็นผังงานแบบย่อมๆ
5. ทำการปรังปรุงแผนแม่บทสาระสนเทศให้เหมาะสม
 6. จัดเตรียมทรัพยากร บุคคล เครื่องมือ สถานที่ งบประมาณ ผู้เชี่ยวชาญ ให้พร้อมที่จะตอบสนองการทำงานพัฒนาระบบข่าวสาร
7. ดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารฝึกอบรมบุคลากร จัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ พัฒนาทดสอบแก้ไขโปรแกรม
8. ปรับปรุงแก้ไขระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน
9. พิจารณาปรับเปลี่ยนระบบงานเก่าสู่ระบบงานใหม่
10. ประเมินผลการปฏิบัติงาน
11. ยุติระบบงานสาระสนเทศระยะนั้นๆ พร้อมรายงานต่อผู้บริหารหน่วยงาน
12. พิจารณาดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารระยะต่อไป
13. เมื่อสิ้นสุดทุกๆ ระบบข่าวสารตามแผนงานแล้ว  ให้บันทึกสรุปผลการดำเนินงาน
14. ปรับปรุงและบำรุงรักษาระบบข่าวสารต่างๆ
15. ประเมินผลค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์ ประสิทธิภาพของระบบข่าวสารทุกๆ ระยะ


วัฏจักรพัฒนาระบบ
ขั้นตอนที่ 1 การศึกษาและวิเคราะห์ระบบ
ขั้นตอนที่ 2 การออกแบบระบบ
ขั้นตอนที่ 3 การพัฒนาระบบและจัดเตรียมบุคลากร
ขั้นตอนที่ 4 การทดสอบระบบ
ขั้นตอนที่ 5 การติดตั้งเพื่อใช้งานระบบ
ขั้นตอนที่ 6 การปรับเปลี่ยนระบบ มีหลายวิธี แบบคู่ขนาน แบบทันทีทันใด และแบบทีละส่วนงาน
ขั้นตอนที่ 7 การประเมินผล ปรับปรุง และบำรุงรักษาระบบ


ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
 การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบปัญหา ในหลายเรื่องจากต้องใช้เทคนิควิธีหลากหลายในการพัฒนาและใช้งานร่วมกันแบบผสมผสาน
1. การจัดซื้อซอฟแวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุกๆ เรื่อง
2. ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดก่อนที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ
3. การเปลี่ยนทางด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา
4. ยังไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน
5. ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง
6. ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึง ซึ่งค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น
7. การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย
8. การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย ยังอยู่ในระยะการพัฒนาอัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น
9. ความแตกต่างองระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการแต่ละภาษา จะมีรายละเอียดปลีกย่อยข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษแตกต่างกันไป
ข้อมูลเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงาอัตโนมัติ
 จากข้อปัญหาที่มักจะพบในการพิจารณาระบบสำนักงานอัตโนมัติเพื่อแบ่งเบาปัญหาข้างต้นจึงมีแนวทางดังนี้
1. เลือกซื้อซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ซึ่งสมารถใช้งานได้บนระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติ
2. ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ที่จะพัฒนาจะต้องเสียค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ควบคุม หรือไม่เนื่องจากหน่วยปฏิบัติการอาจมีหลายจุดติดต่อ
3. การมีเทคนิค/โปรแกรม  ช่วยการพัฒนาระบบงาน  เพื่อช่วยในการสร้างต้นแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติ



ข้อดีและข้อเสีย
ในการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจะมีทั้งผลดีและผลเสีย  ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาผลประโยชน์ที่จะได้รับเมื่อตัดสินใจดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ และจะต้องพยายามตระหนักถึงปัญหาและหนทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า


ข้อดี
- ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร
- เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล
- ลดขั้นตอน/เจ้าหน้าที่ในการจัดการสืบค้นสำเนา เอกสาร
- ลดภาระในการเดินทาง
- ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บ เอกสารซ้ำซ้อน
- สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงาน ได้สะดวกรวดเร็ว
- ป้องกันการทุจริต
- ช่วยสอบทานเอกสาร
- ได้ข้อมูลรวดเร็ว
- ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร


ข้อเสีย
- การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล/หน่วยงาน และฝ่ายการประสานงานประสานข้อมูล โดยส่วนรวมค่อนข้างยากและใช้เวลานาน
- การพัฒนาระบบต้องใช้เวลาอันยาวนาน
- ต้องใช้เงิน งบประมาณ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน
- ข้อมูลบางส่วนกระจายไปอยู่ที่หน่วยงานต่างๆ เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ
- ระบบการทำงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติ  จะเปลี่ยนวิถีการปฏิบัติงานไปสู่วิธีการใหม่อาจต้องมีการฝึกอบรมความรู้บุคคลากรเปลี่ยนตำแหน่งงานต้องใช้เวลาในการนำเสนอเพื่อให้บุคคลากรยอมรับนานยิ่งขึ้น

                                                    ( จินตนา  บุญบงการ , 2536 )

สรุป
                การสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญส่วนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีพื้นฐานของการบริการด้วยสื่อสารโทรคมนาคมอย่างดี เป็นที่น่ายินดีที่ความก้าวหน้าทางด้านสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยกำลังจะก้าวไปข้างหน้า ถึงแม้ว่าการให้บริการด้านนี้ยังมีราคาแพงเมื่อเทียบกับพื้นฐานของธุรกิจด้านอื่นๆ  ปัจจุบันมีการเพิ่มเครือข่ายบริการสาธารณะเกิดขึ้นหลายอย่าง เช่น  ดาต้าเนตเป็นเรื่องของการนำข้อมูลผสมเข้ากับช่องสัญญาณเสียง (data over voice) ทำให้การสื่อสารข้อมูลผ่านไปในชุมสายขณะใช้โทรศัพท์ได้ มีเครือข่ายผ่านดาวเทียมของบริษัทสามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการส่งดาวเทียมของตนเองที่เรียกว่า Thaisat  ขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าบริการของการสื่อสารข้อมูลได้เป็นอย่างดี ผู้ใช้มีความต้องการช่องสื่อสารทั้งเสียงและข้อมูลอีกมาก และเชื่อแน่ว่าสองล้านเลขหมายที่เพิ่มขึ้นในกรุงเทพฯ ก็ยังไม่พอเพียงต่อการใช้งาน   การจัดการให้เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงต้องเริ่มทั้งเครือข่ายภายในและเชื่อมโยงกับเครือข่ายภายนอก จากการที่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพสูงขึ้น มีราคาถูกลงการขยายตัวของการใช้งานจะเป็นแรงผลักดันให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติเกิดขึ้นเองได้อย่างแน่นอน เพราะธุรกิจจะต้องแข่งขันกัน ผู้ที่มีข้อมูลข่าวสารพร้อม และรวดเร็วจะเป็นผู้อยู่รอดในสังคมยุคข่าวสารข้อมูลต่อไป